Mensen managen, de hr-missie ondanks afstand

Sinds het begin van de pandemie is werken op afstand de norm geworden en zijn de dagelijkse taken van personeelsmanagers rechtstreeks beïnvloed en vaak omslachtiger geworden: nieuwe procedures, veranderende overheidsrichtlijnen, toegenomen gebruik van technologische hulpmiddelen, enz. Te midden van deze omwentelingen is het van essentieel belang om het essentiële onderdeel van de HR-missie niet te vergeten: het menselijke element. In een dergelijke context hebben de werknemers immers behoefte aan personeelsmanagers die als hoeders optreden en helpen een directe en welwillende band met het bedrijf in stand te houden. 

Bevorderen van relaties

In de afgelegen omgeving behoren informele vergaderingen bij de koffieautomaat of in de kantine tot het verleden. Toch zijn deze momenten fundamenteel voor teamcohesie en goede communicatie. Het is daarom belangrijk managers aan te moedigen contacten binnen hun teams te onderhouden, hetzij door middel van videoconferenties, hetzij door de hybride roosters van de verschillende teamleden zo te regelen dat zij de gelegenheid krijgen elkaar “in het echt” te zien. Regelmatige feedback, dagelijkse of wekelijkse teamvergaderingen, lunches, team-buildings… Al deze momenten zullen het saamhorigheidsgevoel en de motivatie van de werknemer verhogen. 

Helpen om los te koppelen

Volgens een onderzoek van HR Acerta en StepStone dat in mei 2021 werd gepubliceerd, zegt 49% van de respondenten meer uren per week thuis te werken dan op kantoor. Duidelijke regels en een welomschreven en door iedereen gekend kader zijn dan ook van essentieel belang om de werknemer in staat te stellen zich “los te koppelen” en het evenwicht tussen werk en privéleven, dat van essentieel belang is voor het welzijn van de werknemer, in stand te houden. 

Een geschikte werkplek

Een geschikte werkomgeving en geschikt gereedschap zijn eveneens van essentieel belang. Een computer en een zakelijke telefoon zijn niet de enige dingen die nodig zijn voor goed werk. De werknemer moet kunnen beschikken over een rustige plaats waar hij zich kan concentreren, en over aangepast meubilair, zodat zijn lichamelijke gezondheid niet in gevaar komt. 

Vergeet niet dat, ondanks de afstand, communicatie de belangrijkste sleutel blijft tot het welzijn en de inzet van uw teams. Houd de dialoog met managers en werknemers gaande en evalueer de situatie regelmatig om passende oplossingen te vinden! 

5 tips voor het voeren van een sollicitatiegesprek via videoconferentie

1/ Kies de juiste applicatie en… test het

Deze eerste tip lijkt misschien simplistisch, maar er is niets vervelender dan technische bugs. Kies een programma waarmee u vertrouwd bent en dat voor de kandidaat gemakkelijk te gebruiken is. Zorg ervoor dat je de verschillende functies kent: mute, stop video, verander achtergrond… Test je verbinding, je microfoon en je camera. Vergeet niet dat er aan de andere kant van de kamer een kandidaat zit die waarschijnlijk al gestresst is, dus zorg ervoor dat je het goed doet! 

2/ Creëer een comfortabele atmosfeer 

Tijdens een traditioneel interview kunt u met een reeks kleine dingen het ijs breken met de kandidaat: vragen of hij de plaats gemakkelijk gevonden heeft, hem een glas water of een koffie aanbieden, hem vergezellen naar de vergaderzaal en hem de kantoren tonen… Bij een video-interview kan de relatie kouder en afstandelijker overkomen. Duik niet te snel in het onderwerp en stel uw kandidaat op zijn gemak.

3/ Wees gestructureerd

Een “open” gespreksmodus, zoals gebruikelijk is bij face-to-face interviews, zal moeilijker vol te houden zijn bij een interview op afstand. Technische aspecten kunnen het gesprek namelijk minder vlot doen verlopen. Daarom is het van essentieel belang het interview zodanig te structureren dat zoveel mogelijk antwoorden worden verkregen. Stel precieze vragen die kortere antwoorden vereisen en voorkom dat de draad kwijtraakt. 

4/ Benadruk de cultuur van het bedrijf

Wanneer een kandidaat op sollicitatiegesprek komt, krijgt hij een eerste indruk van de sfeer van de werkplek: de grootte van de kantoren, de organisatie van de ruimte, de manier waarop hij aan de receptie wordt begroet, de houding van de medewerkers die hij ontmoet… Al deze elementen zijn van invloed op zijn perceptie van het bedrijf. Tijdens een interview op afstand is het daarom van essentieel belang een realistisch beeld te schetsen van de infrastructuur, de werksfeer en de bedrijfscultuur, zodat de sollicitant zich een duidelijk beeld kan vormen van zijn of haar mogelijke toekomstige omgeving. 

5/ Vraag om feedback 

Aarzel niet om de kandidaat om een beetje feedback te vragen over hoe het interview van hun kant is verlopen. Zo kunt u eventuele technische problemen bijsturen of uw vragen herstructureren voor toekomstige interviews. 

Wat is outplacement?

In de context van een ontslag is outplacement, ook wel “professionele herplaatsing” genoemd, een geheel van diensten en begeleidingsadviezen die door een derde partij (outplacementbureau) namens de werkgever worden verstrekt ten behoeve van de ontslagen werknemer. Deze coaching heeft tot doel de werknemer te helpen zo snel mogelijk en in de beste omstandigheden een nieuwe beroepssituatie (werknemer of zelfstandige) te vinden.

Outplacement is in België wettelijk verplicht voor elke werkgever die een werknemer ouder dan 45 jaar en/of met een opzegtermijn van 30 weken ontslaat. Het is ook een verplichting in geval van beëindiging van de arbeidsovereenkomst om redenen van medische overmacht. 

De wet voorziet in verschillende soorten regelingen voor de herindeling van beroepen.
De twee meest voorkomende regelingen zijn: 

1/ De algemene herindelingsregeling

  • Van toepassing in de particuliere of de openbare sector
  • De leeftijd van de ontslagen werknemer is irrelevant
  • De opzeggingstermijn of de opzeggingsvergoeding bedraagt meer dan 30 weken
  • De werknemer is niet om ernstige redenen ontslagen 

2/ De speciale regeling voor de herindeling van werknemers van 45 jaar en ouder

  • Van toepassing in de particuliere sector
  • De werknemer is ten minste 45 jaar oud op het moment van ontslag
  • De werknemer heeft ten tijde van het ontslag ten minste één jaar ononderbroken dienst bij de onderneming. 
  • De opzeggingstermijn of de opzeggingsvergoeding bedraagt minder dan 30 weken
  • De werknemer is niet om ernstige redenen ontslagen

Naast deze twee regelingen zijn er nog drie andere vormen van outplacement:

  • De specifieke outplacementregeling voor actief herstructureringsbeheer
  • De specifieke outplacementregeling voor werknemers wier arbeidsovereenkomst wordt beëindigd omdat de werkgever zich beroept op medische overmacht. 
  • Vrijwillige outplacement (die niet bij wet is opgelegd)

Elk van deze regelingen legt zowel werkgevers als werknemers een reeks specifieke rechten en plichten op. U vindt alle gedetailleerde informatie over outplacement op de website van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.

Kwaliteit van het werk ligt centraal bij hr-prioriteiten

Het thema ‘welzijn op het werk’ is niet langer een nieuwigheid en is een centraal thema van het HR-beleid geworden. Sommige bedrijven zijn zelfs zo ver gegaan om een beroep te doen op de diensten van “Chief Happiness Officers”, in het Nederlands letterlijk vertaald als “Verantwoordelijken voor uw Welzijn”. 

Dus wat is de kwaliteit van het leven op het werk? Kan het gemeten worden? Hoe staat het met de kwaliteit van het werk in het tijdperk van hybride werk? 

Wat is QWL? 

Kwaliteit van het beroepsleven, of QWL, omvat alle middelen die door een onderneming worden ingezet om de werk- en levensomstandigheden van haar werknemers te verbeteren. Er zijn veel verbanden gelegd tussen de kwaliteit van het bestaan op het werk en de prestaties van werknemers. QWL maakt dus deel uit van een streven naar het welzijn van de werknemers, parallel met het streven van de onderneming naar collectieve prestaties. 

QWL is het resultaat van een aantal factoren. De belangrijkste indicatoren voor de kwaliteit van het werk zijn het personeelsverloop, het absenteïsme en de gehechtheid van de werknemers aan het bedrijf. Er spelen echter nog vele andere factoren mee: de kwaliteit van de informatie-uitwisseling, de algemene werksfeer, de sociale dialoog, de organisatiemethoden, de vriendelijkheid van de omgeving, het vertrouwen en de verantwoordelijkheid die aan de werknemers worden toegekend, de eerbiediging van het evenwicht tussen werk en privé-leven, de gelijke behandeling van mannen en vrouwen, enz. 

Hoe meet je QWL? 

De vragenlijst is de meest gebruikte methode voor de beoordeling van de kwaliteit van het beroepsleven. Vertrouwelijkheid en anonimiteit zijn essentieel om geldige antwoorden te krijgen. 

De QWL-vragenlijst kan intern door de personeelsdienst worden uitgevoerd. Om het effect van de enquête zo groot mogelijk te maken, gaan veel bedrijven echter in zee met gespecialiseerde externe bedrijven die de HR-afdeling kunnen helpen bij het analyseren en begrijpen van de gegevens en bij het ontwikkelen van initiatieven om de QWL in de toekomst te verbeteren. De frequentie en het type van de vragenlijst zullen variëren naar gelang van de behoeften van elke onderneming. 

QWL in het tijdperk van hybride werk

Uit een door Lucca uitgevoerd onderzoek naar QWL in het tijdperk van hybride werk blijkt dat slechts 43% van de ondervraagde bedrijven QWL-enquêtes onder hun werknemers houden, en dat slechts 18% van deze bedrijven ten minste eenmaal per kwartaal een enquête houdt. Ter vergelijking: 80% van deze bedrijven investeert momenteel in de aankoop en ontwikkeling van videoconferentie- en instant messaging-tools, om zich “aan te passen aan het hybride model”. De belangrijkste uitdaging voor een succesvolle overgang naar het hybride model is het welzijn van de werknemer op afstand te verzekeren. 

Zoals u ziet, is het verbeteren van de levenskwaliteit op het werk een echte kans om welzijn en prestaties te combineren!

Talent aantrekken is goed. Houden is beter!

U hebt misschien gehoord van “Het Grote Ontslag”, aan de andere kant van de Atlantische Oceaan bekend als het “The Great Resignation”. Deze grootschalige beweging is ontstaan in de Verenigde Staten en heeft ervoor gezorgd dat 38 miljoen Amerikanen in 2021 hun baan hebben opgezegd, waarvan 4,5 miljoen alleen al in november 2021. Dit verschijnsel doet zich ook in Europa voor, met name in België, zij het in kleinere mate. 

In België, een zeer mobiele arbeidsmarkt

Uit een studie van Acerta blijkt dat de mobiliteit op de Belgische arbeidsmarkt in 2022 groter zal zijn dan in de twee voorgaande jaren. In 2021 werden meer contracten beëindigd (+31%), maar er werden ook meer contracten gesloten (+32%). Als we deze cijfers vergelijken met 2019, het jaar vóór het coronavirus, zien we een toename van zowel nieuwe contracten (+4,8%) als opzeggingen (+18,1%). Een ander interessant feit is dat wanneer in 2021 een contract werd verbroken, dit meestal op initiatief van de werknemer gebeurde. In slechts 17% van de gevallen stond de werkgever achter de beslissing.

Begrijpen waarom talent vertrekt

Om een golf van vertrek tegen te gaan, is het in de eerste plaats belangrijk om de beweegredenen van uw talent om te vertrekken te begrijpen. Uit een McKinsey-studie blijkt een discrepantie tussen wat werkgevers denken dat de redenen voor vertrek zijn (loon, evenwicht tussen werk en privéleven en mentale/fysieke gezondheid) en de redenen die door de werknemers worden genoemd. De laatsten voeren heel andere argumenten aan: zij voelen zich niet erkend door het bedrijf (54%), door hun managers (52%) of zij hebben het gevoel er niet bij te horen (51%). 

Behoefte aan betekenis

Gezien deze constatering is het duidelijk dat werknemers behoefte hebben aan zingeving en verbinding. Hier zijn een paar manieren om hen (weer) het gevoel te geven dat ze erbij horen: 

  • Nadruk op de kwaliteit van het leven op het werk (QWL). Voer enquêtes uit, neem de tijd om te analyseren en reageer door, waar nodig, passende oplossingen te vinden. 
  • Verduidelijk en communiceer uw bedrijfscultuur op alle niveaus. Voer een positief bedrijfsbeleid: bedank uw werknemers en bevorder hun talenten. 
  • Train je managers. Moedig hen aan om regelmatige teamvergaderingen en feedback in te voeren. Moedig teambuilding aan. Dit is vooral het geval met het hybride werk dat nu in veel bedrijven wordt gedaan. 
  • Ontwikkel je talenten! Ga na op welke gebieden uw teamleden voordeel kunnen halen uit opleiding en geef hen de kans zich te ontwikkelen.

Bent u geïnteresseerd in dit onderwerp? Meer te weten komen: 

Wie is de drijvende kracht achter het grote ontslag? – Harvard Business Review 

Geweldige Attrition’ of ‘Geweldige Aantrekkingskracht’? De keuze is aan u – McKinsey&Company

Wordt hybride werken de nieuwe norm?

Uit een enquête van Acerta blijkt dat de crisis als gevolg van het coronavirus de kijk van bedrijfsleiders op telewerken heeft veranderd. Bijna 7 op de 10 bedrijven hebben nu vertrouwen in hun telewerkende werknemers. Bovendien is 62% van hen van mening dat telewerken een positief effect heeft op het evenwicht tussen werk en privéleven. 

Maar met het einde van de pandemie en de terugkeer naar het kantoor opnieuw toegestaan is, is telewerken een ding van het verleden? Helemaal niet. Volgens ManPower kiest bijna de helft van alle bedrijven nu voor hybride werken: een deel van de week op kantoor, een deel thuis. 

Hoewel deze werkwijze veel voordelen biedt voor de werknemer, moet er toezicht op worden gehouden om de mogelijke negatieve effecten te beperken. 

  1. Het is van essentieel belang dat de onderneming een strategie uitstippelt en deze duidelijk communiceert om verwarring te voorkomen. Onzekerheid is een angstfactor voor werknemers en een duidelijk kader stelt hen in staat zich de regels eigen te maken en zich er goed bij te voelen. 
  2. De sleutel tot het succes van de hybride vorm is ervoor te zorgen dat de strategie op alle niveaus van de organisatie op een consistente en uniforme manier wordt toegepast. Dit betekent dat managers moeten worden “opgeleid” om in overeenstemming te zijn met het bedrijfsbeleid. 
  3. Hybride werken biedt een vruchtbare bodem voor de ontwikkeling van gecompartimenteerde relatienetwerken. Afhankelijk van wie er op een bepaald moment op kantoor is, kunnen er affiniteiten en “clans” ontstaan. Het is daarom belangrijk managers te waarschuwen voor mogelijke discriminatie binnen hun teams. 
  4. Het is van essentieel belang goed naar de werknemers te luisteren om te begrijpen welke ervaring zij willen hebben en om bij te dragen tot hun ontwikkeling en prestaties. Regelmatige feedback tussen managers en werknemers zal helpen om de communicatie goed te houden en de organisatie van het werk zo nodig snel aan te passen. 
Feedback vs. jaarlijkse beoordeling

Het jaarlijkse beoordelingsgesprek, dat door driekwart van de Europese bedrijven wordt gebruikt om de prestaties van hun teams te meten, is niet zo populair. 

Volgens een onderzoek van Elevo zei 44% van de ondervraagde werknemers dat ze hun jaarlijkse beoordeling nutteloos vonden. Uit een andere studie van Deloitte blijkt dat meer dan de helft van de HR-managers van mening is dat dit gesprek niet effectief is. De oefening wordt gezien als te formeel, alleen gekoppeld aan harde prestatie-issues en aan kwesties van salarisverhoging en beloning. Het is de bron van veel frustratie en wordt beschouwd als schadelijk voor het scheppen van vertrouwen tussen de manager en de werknemer. Bovendien vindt 70% van de werknemers dat deze uitwisselingsmomenten door concrete acties moeten worden gevolgd.

Vanuit dit oogpunt is continue feedback een oplossing. Het is minder formeel, maar maakt het mogelijk de gevoelens van de werknemers regelmatig te evalueren, het vertrouwen te versterken en de praktijken en het gedrag geleidelijk aan te passen. Het is de bedoeling snel feedback te geven aan een persoon of team die een actie uitvoert en een goede communicatie te onderhouden. 

Of de feedback nu positief, omkaderend of ontwikkelingsgericht is, hij moet op een welwillende en constructieve manier worden gegeven. Het moet beknopt en nauwkeurig zijn en concrete en toepasbare verbeterpunten bieden. Ten slotte moet het worden gezien als een echte gelegenheid voor uitwisseling: bottom-up- en top-down-communicatie vullen elkaar aan en stellen zowel de manager als de werknemer in staat zich vrij uit te drukken. 

Feedback draagt niet alleen bij tot de prestaties van het individu, maar ook tot zijn of haar welzijn op het werk en zijn of haar motivatie!   

Waarom beroep doen op een externe personeelsadviseur?

De rol van de personeelsdienst is vaak complex: opzetten van intern beleid, aanwerving, conflictbeheer, administratie, juridisch advies, QWL… Het is niet altijd gemakkelijk voor HR-managers of voor het management van een KMO om de tijd, het gewicht of de afstand te hebben die nodig zijn om zoveel zaken tegelijk te beheren. Er zijn echter oplossingen om de taken te verlichten maar vooral te optimaliseren. Dit is waar de HR-consultant ingezet wordt.  

Ondersteuning op maat

Het inschakelen van een externe consultant kan de onderneming helpen met de uitvoering van punctuele taken. Voor kleine of middelgrote ondernemingen die niet over een interne HR-afdeling beschikken, is dit een interessante manier om te profiteren van HR-outsourcing op maat. 

De HR-consultant analyseert de eigen behoeften van het bedrijf om daarna haar groeistrategieën te optimaliseren en efficiënter te maken. 

De HR-consultant kan de onderneming bijstaan in tal van processen, zoals aanwerving, interne mobiliteit, jaarlijkse beoordeling, opleidingsplannen, geschillenbeslechting, enz.

Neutraliteit

Doordat de consultant geen deel uitmaakt van de organisatie, kan hij eventuele problemen in alle neutraliteit analyseren en aan de orde brengen. Hij bekijkt situatie met een subjectievere blik en kan daardoor makkelijker de blokkades aanwijzen, zonder het risico te lopen beïnvloed te worden door machtsspelletjes of emotionele banden die zijn oordeel zouden kunnen beïnvloeden. Hij zal de werknemers begeleiden, oplossingen vinden en de best mogelijke hulpmiddelen aanreiken zodat het bedrijf autonoom en efficiënt kan evolueren. 

De ontwikkeling van menselijk kapitaal is een uitdaging voor de onderneming, maar een human resources consultant kan u helpen uw doelstellingen gemakkelijker en sneller te bereiken.